Fragen und Antworten
Formblätter können in der Cloud nicht direkt ausgefüllt werden. Nach dem Speichern wird der eingegebene Inhalt im Formblatt nicht angezeigt.
Die Ursache, dass gespeicherte Inhalte in der Cloud nicht mehr sichtbar sind liegt in individuellen Browsereinstellungen an den jeweiligen Arbeitsplätzen. Diese können von der ZÄ‑Stelle nicht beeinflusst werden. Daher empfehlen wir:
Das entsprechende Formular herunterladen (Desktop/Explorer), lokal ausfüllen und speichern. Anschließend erneut in den entsprechenden Cloud‑Ordnern hochladen.
Nach Öffnen des verschlüsselten Links werden keine Ordner in der Oberfläche der Cloud angezeigt.
Sicherheitseinstellungen der Praxis‑IT (z. B. Firewall) blockieren den Zugriff. Der Cloud‑Zugriff muss freigegeben bzw. verifiziert werden. Wenden Sie sich an Ihre IT-Fachberatung.
Aktuell gespeicherte Daten/Unterlagen sind nach dem Upload nicht sichtbar.
Nach dem Upload ist ein manuelles Aktualisieren (Reload) erforderlich (Symbol: runder Pfeil).
Restriktive Browsereinstellungen der Praxis können verhindern, dass neue oder gespeicherte Inhalte sichtbar werden.
Ist es erforderlich, dass die Checkliste von der Zahnärztin bzw. dem Zahnarzt unterschrieben wird.
Die beigefügte Checkliste dient der eigenen Selbstreflexion, damit vorab geprüft werden kann, ob alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen. Bitte beachten Sie, dass fehlende Dokumente gebührenpflichtig nachgefordert werden.
Unabhängig davon ist es erforderlich, dass der Strahlenschutzverantwortliche – also ein Zahnarzt bzw. eine Zahnärztin mit gültiger Fachkunde im Strahlenschutz – die Unterlagen unterschreibt. Die Betreiber der Röntgeneinrichtungen tragen die Verantwortung dafür, dass alle Unterlagen zur Qualitätssicherung vollständig und korrekt eingereicht werden.
PDF-Dokumente - statt Bilddatei. Werden PDF-Dokumente für die Prüfung von Röntgenbildern anerkannt?
Für die Qualitätssicherungsprüfung müssen Bilddateien im Original vorliegen. Screenshots, Fotografien oder umformatierte PDF-Dokumente im JPG-Format können nicht beurteilt werden. Falls es nicht möglich ist, Bilddateien direkt aus der Software zu exportieren, wenden Sie sich bitte an Ihre Praxis‑IT oder Ihr Dentaldepot. PDF‑Formate sind ausschließlich für Formulare und Prüfberichte vorgesehen.
Welche Formatvorgaben sind zu beachten??
Grundsätzlich sollten alle Röntgenaufnahmen ausschließlich im DICOM‑Format in die Cloud übertragen werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Dateien die Endung „.dcm“ tragen. In Ausnahmefällen können bei 2‑D‑Aufnahmen (Bilddateien) derzeit auch Formate wie „.tif“ oder „.jpg“ akzeptiert werden.
Prüfberichte zur Konstanzprüfung - Was ist gemeint?
Prüfberichte zur Konstanzprüfung werden in der Software automatisch als dokumentierter Nachweis erzeugt. Sie enthalten sämtliche relevanten Parameter der Konstanzaufnahme und sind insbesondere dann von Bedeutung, wenn Abweichungen festgestellt werden. Mit diesen Prüfberichten lassen sich eine regelkonforme Bildqualität, eine korrekte Strahlenexposition sowie die technischen Betriebsparameter der Röntgeneinrichtung nachvollziehbar belegen.
Sollten die Prüfberichte (PDF‑Dokumente) nicht exportiert werden können, informieren Sie bitte die ZÄ‑Stelle, indem Sie einen kurzen Hinweis in Ihrer Bestätigungs‑E-Mail ergänzen.
Sind alle Daten in der Cloud angekommen? Rückmeldung durch die ZÄ-Stelle zur Vollständigkeit
Die Vollständigkeit der Unterlagen wird ausschließlich im Rahmen des Prüfprozesses bewertet. Eine Vorabprüfung einzelner Dokumente (z. B. Lesbarkeit oder ) durch die ZÄ‑Stelle ist nicht möglich. Bitte: Das Anschreiben sorgfältig lesen und die Checkliste im jeweiligen Ordner nutzen, um die Unterlagen eigenständig auf Vollständigkeit zu prüfen.
Fristverlängerungen - Was ist, wenn die Einreichfrist nicht eingehalten werden kann?
Der Link für den Zugang zur Cloud ist nur für einen Zeitraum von vier Wochen ab Versanddatum gültig. Eine Fristverlängerung kann einmalig und nur auf schriftlichen Antrag (formlose E‑Mail) gewährt werden. In der Anfrage müssen die Gründe dargelegt werden, weshalb ein fristgerechter Upload der Unterlagen nicht möglich ist. Nach Genehmigung wird ein neuer Link erstellt und per E‑Mail übermittelt.
Unterlagen wurden nicht fristgerecht in die Cloud übertragen
Bitte prüfen Sie regelmäßig auch den Spam‑Ordner Ihres E‑Mail‑Programms, um unnötige Erinnerungen zu vermeiden. Informieren Sie uns zudem unmittelbar, sobald Sie den fristgerechten Upload der Unterlagen abgeschlossen haben!
Werden die Unterlagen nicht fristgerecht in der Cloud bereitgestellt, versendet die ZÄ‑Stelle zunächst eine Erinnerung per E-Mail (und Post), einschließlich eines neu generierten Upload‑Links. Bei fehlender Rückmeldung erfolgt danach eine gebührenpflichtige Mahnung. Bleibt die Einreichung der Unterlagen weiterhin aus, wird der Vorgang an die zuständige Aufsichtsbehörde, das Landesamt für Arbeitsschutz, Verbraucherschutz und Gesundheit (LAVG), weitergeleitet. In der Folge kann der Betrieb der Röntgeneinrichtungen untersagt werden.
Rückmeldung der Zahnarztpraxis zum vollständigen Upload.
Sobald Sie den Upload Ihrer Röntgenunterlagen vollständig abgeschlossen haben informieren Sie uns bitte per E-Mail an qa@zaest-bb.de. Danach werden die Unterlagen dem Prüfvorgang zugeordnet.
Bitte geben Sie in Ihrer Bestätigungs‑E-Mail stets den Namen des zuständigen Zahnarztes bzw. Strahlenschutzverantwortlichen an. Röntgenanlagen werden nicht unter dem Praxislabel (Marketingnamen) geführt, sodass ohne diese Angabe eine eindeutige Zuordnung Ihrer Nachricht nicht möglich ist.
DVT-Unterlagen - vollständige Volumendatensätze können nicht exportiert werden?
Die Qualitätssicherungsprüfung ist nur anhand vollständiger Volumendatensätze möglich. Fehlende Datensätze werden gebührenpflichtig nachgefordert.
Mit dem Erwerb der Fachkunde im Strahlenschutz für DVT werden Kenntnisse vermittelt, die dazu befähigen, vollständige Volumendatensätze zu erkennen, von einzelnen Schnittbildern zu unterscheiden und diese im DICOM‑Format korrekt zu exportieren. Ein grundlegendes digitales Verständnis wird dabei vorausgesetzt, sodass die Praxis in der Lage sein sollte, vollständige Datensätze technisch einwandfrei bereitzustellen.
Sollte ein Export nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an Ihre IT‑Betreuung.
Wie können Notizen oder wichtige Informationen zu den eingereichten Unterlagen der ZÄ-Stelle mitgeteilt werden.
Zusätzlichen Informationen der Betreiber (z.B. zu fehlenden Unterlagen) können mit der E-Mail Bestätigung an qs@zaest-bb.de mitgeteilt werden. Hinweise werden in der E-Mail von uns registriert. Zudem können beispielweise zur Mitteilung, dass nicht ausreichend Patientenaufnahmen eingereicht werden können, die freien Spalten im Formblatt „rechtfertigende Indikation“ für Informationen genutzt werden.
Versehentlich einen Ordner (Unterlagen) in der Cloud gelöscht -Was tun?
Wenn ein vorinstallierter Ordner in der Cloud versehentlich gelöscht wurde, können Sie diesen selbstständig wieder anlegen und dann die entsprechenden Röntgenunterlagen speichern. Alternativ können Sie sich an die ZÄ‑Stelle wenden. (Frau Besen, Tel. 0355-3814812)
Wie reiche ich meine Qualitätssicherungsunterlagen ein?
Sie können Ihre Unterlagen per Post oder online über unser Portal einreichen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.
Welche Kurse werden für den Strahlenschutz angeboten?
Wir bieten regelmäßig Kurse zur Auffrischung und Erweiterung Ihrer Strahlenschutzkenntnisse an. Die aktuellen Termine finden Sie in unserem Kurskalender.
Wo finde ich die aktuellen Rechtsgrundlagen?
Alle relevanten Rechtsgrundlagen und Basisinformationen sind in unserem Downloadcenter verfügbar.
